Richtige Medienwahl: Ist dieses Mail wirklich nötig? Oder ist ein anderes Medium besser geeignet? Telefonate oder mündliche Kommunikation können viele E-Mails ersetzen.

Abwesenheitsmeldung: Wann ist sie nötig? Wird auf einen Vertreter oder auf spätere Bearbeitung der Mails verwiesen? Bei längeren Absenzen die Meldung aktiviere.

Weiterleitung: Warum ist eine Weiterleitung notwendig? Es spart Zeit, wenn der Sender dem Empfänger den Grund der Weiterleitung angibt. Der Hinweis zur Info reicht nicht.

Antwortzeiten: Wird schnelle Antwort erwartet? Regulär reicht eine Antwort innert 24 Stunden oder am folgenden Arbeitstag.

Betreffzeile: Welcher Kategorie gehört das Mail an? Helfen kann die Voranstellung standardisierter Begriffe wie Info oder Termin. Der Betreff sollte genau den Inhalt treffen.

Emotionen: Konfliktsituation? Verärgert? Suchen Sie lieber das persönliche Gespräch.

Quelle: NLZ,10.4.14